Los eventos corporativos son una herramienta de Comunicación Interna muy eficaz para generar adhesión a la marca, fomentar un buen clima y mejor compañerismo. Suelen dar muy buen resultado como complemento a una campaña de comunicación, ya sea para lanzar un proyecto de RR.HH, como broche de una campaña a modo de reconocimiento, como momento de transmisión de información en cara a cara y, por supuesto, para celebrar y festejar fechas señaladas en la organización. ¿Estás pensando en celebrar un evento en tu empresa? ¡Te vamos a dar 10 trucos para que este encuentro sea todo un éxito!

1. Define el objetivo del evento.

¿Por qué lo queremos hacer? Una reunión para explicar la estrategia a los managers, celebrar los éxitos de un proyecto, lanzar una campaña o simplemente una fiesta. Para comenzar a darle forma, es muy importante determinar cuál es el motivo principal por el que lo organizas, esto te dará las pistas sobre el tono del evento.

2. Elige la fecha y el lugar adecuados.

Es fundamental que la fecha elegida no coincida con ningún otro acontecimiento importante que pueda eclipsar tu evento. Ten en cuenta el calendario escolar, los grandes encuentros deportivos, pero también los calendarios de diferentes culturas. ¿Lo harías en Jueves Santo? Pues entonces evita que también coincida con el Ramadán o Janucá. Además, el lugar deberá reunir las condiciones necesarias para llevarlo a cabo. Si hay intervenciones con mucho peso, te interesará contar con un auditorio. Si es algo más informal o en ‘petit comité’ solo necesitarás un salón privado. El lugar imprime sus condiciones, no te dejes llevar por modas sino por la comodidad de tus invitados.

3. ¡Personalízalo!

Un logotipo y un eslogan pueden hacerlo único. De esta forma defines la línea gráfica que irá acompañando a todos los soportes que incluirás posteriormente: invitación, emails, displays, cartelería, escenario, merchandising, etc. Dotar a tu evento de identidad permitirá que los invitados lo vivan con más energía.

4. Reserva el día en sus agendas

Semanas antes de la celebración, envíales un ‘save the date’ indicando la fecha, el lugar e incluso el dress code, y pidiendo que confirmen su asistencia. ¿Cómo hacer para que nadie se pierda? Si no vais a ofrecer transporte corporativo, adjunta un mapa con la forma más sencilla de llegar, tanto en transporte público como en coche. Y para los más despistados, también es recomendable enviar un recordatorio días antes de la celebración.

5. ¡Conviértete en guionista!

Para que todo salga perfecto, crea un guion y una escaleta: determina el contenido de las acciones que se van a realizar, el horario, soportes e instrumentos que precisas (iluminación, sonido, cámaras,…), de esta forma reduces el número de imprevistos.

6. Utiliza tus canales corporativos para publicitarlo y calentar motores

Piensa en el pre-work, crea un hashtag para el evento y anímales a compartir comentarios, fotos o vídeos en tus canales internos. Las redes sociales fomentan la comunicación y el engagement, por ello, si tu empresa cuenta con una red social corporativa ¡sácale partido!

7. ¿PPT sí o no?

En la mayoría de las ocasiones tus ponentes te pedirán que les ayudes con una presentación. Piensa si es realmente necesario crear un PPT o puedes ayudarles a hacerlo más emocional, prescindiendo de este soporte y trabajando mejor el discurso de los que suben al escenario. Si aún así necesitan una PPT, crea una plantilla con la imagen de las jornadas y una pequeña guía de uso para asegurarte de que el contenido tiene una misma línea gráfica y ¡sobre todo que cumple con las reglas básicas para evitar dormir a tu audiencia! No más de una frase e imagen en cada slide, prescinde de los bullets points y no abuses de los gráficos.

8. Estrellas por un día

Para conservar el mejor recuerdo, captura el momento con fotografías o vídeos. Un photocall digital en el lobby del hotel para que se puedan captar instantáneas con algunos elementos de atrezzo será un éxito asegurado. Y si quieres que se sientan como verdaderos protagonistas, ¡enchufa la cámara y hazles una pequeña entrevista!

9. Sé original

¡Sorprende a tus empleados! Elige actividades divertidas que les dejen con la boca abierta y te ayuden a dinamizar el evento: un mentalista que te muestra en directo los secretos de la psique, crear tu propia colección de pasarela para fomentar el trabajo en equipo, un taller de Lego Serious Play para potenciar la implicación en situaciones de gestión del cambio… hay multitud de opciones que harán que el recuerdo sea imborrable.

10. Déjales que te pongan nota

Si quieres mejorarte cada día, aprovecha para pedirles feedback. Lo puedes hacer en directo o con una mini encuesta cuando envíes tu comunicación post-evento con el video de la jornada. Si decides pedirles su opinión al finalizar el propio evento, ¡que sea divertido!: hazles encestar bolas de goma en una canasta según su valoración (verdes o naranjas) o que lo digan a cámara antes de salir.

Queremos compartir contigo un resumen de todo lo que hemos visto en este post, haz clic en la imagen para descargar la infografía:

10 claves para organizar un evento de empresa

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