Canales de comunicación interna: Tipos, características y diferencias

Los canales de comunicación interna en una empresa cumplen un papel crucial en la creación de un ambiente de trabajo colaborativo y en la promoción de la transparencia y la cohesión dentro de la organización.

Pero, ¿qué tipos de canales existen? Te invitamos a conocer cuáles son, así como sus características y las diferencias que los hacen adecuados para diversos propósitos dentro de una empresa.

¿Qué son los canales de comunicación interna?

Los canales de comunicación interna son los medios a través de los cuales se transmiten mensajes dentro de una organización, entre sus miembros y niveles jerárquicos. Estos canales facilitan la circulación de información, ideas, instrucciones, noticias y cualquier otro tipo de información relevante para el funcionamiento de la compañía.

Juegan un papel crucial en los negocios porque intervienen en diversos aspectos:

  • Fomento de la transparencia.
  • Cohesión del equipo.
  • Alineación de objetivos.
  • Eficiencia operativa dentro de la empresa.

Por ese motivo, deben estar bien definidos dentro del plan de comunicación de la empresa y ser seleccionados según sus necesidades y cultura organizacional.

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Tipos de canales de comunicación interna en una empresa

Existen muchos tipos de canales de comunicación interna, pero se puede hacer una primera diferenciación hablando de canales formales e informales.

Los canales formales son aquellos establecidos y reconocidos oficialmente por la empresa para la transmisión de información. Por su parte, los canales informales, son menos estructurados y pueden surgir de manera espontánea entre los miembros de la organización.

Canales formales de comunicación interna: ejemplos

Dentro de la matriz de canales de comunicación interna, entre los de carácter formal, se encuentran los siguientes:

  • Correo electrónico: es uno de los medios más utilizados en las empresas. Se utiliza para comunicaciones oficiales, como anuncios de la empresa, políticas, procedimientos, informes, entre otros.
  • Intranet: las plataformas internas online proporcionan acceso a información y recursos de la empresa. Se utilizan, por ejemplo, para la distribución de documentos o noticias de la organización.
  • CRM: el CRM emerge como evolución de las intranets. Este se presenta como el espacio idóneo para centralizar todas las comunicaciones corporativas, incluyendo gestión y coordinación de proyectos, datos de clientes, colaboraciones y otros aspectos.
  • Reuniones formales presenciales: las reuniones programadas, como las de equipo, las reuniones por departamentos o las juntas directivas, también son canales formales de comunicación interna. Estos encuentros se aprovechan para discutir asuntos importantes, como tomar decisiones estratégicas y alinear objetivos.
  • Videoconferencias: la videoconferencia destaca como una de las herramientas de comunicación interna más empleadas por las empresas en la actualidad. Esta tecnología no solo facilita la interacción entre equipos dispersos geográficamente, sino que también contribuye al ahorro de costes asociados a los desplazamientos y simplifica la gestión de equipos numerosos.
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Canales informales de comunicación interna: ejemplos

Aunque los canales de comunicación interna informales no están establecidos por la propia empresa, son igual de relevantes.

Estos medios cumplen un papel crucial en la creación de conexiones interpersonales y el intercambio de información entre empleados, lo que fomenta la construcción de una cultura organizacional sólida.

Entre los canales informales de comunicación interna, encontramos los siguientes ejemplos:

  • Mensajería instantánea: las aplicaciones de mensajería instantánea son canales informales de comunicación interna. Se utilizan para conversaciones rápidas, colaboración en proyectos y comunicación casual entre compañeros.
  • Redes sociales internas: algunas empresas utilizan plataformas de redes sociales internas para fomentar la interacción y el intercambio de información entre empleados. Estas redes pueden incluir funciones como perfiles de empleados, grupos de discusión y noticias de la empresa.
  • Corredores y pasillos: a veces no se tienen en consideración entre los canales de comunicación interna en una empresa, pero la realidad es que las conversaciones que tienen lugar en los pasillos o áreas comunes de la empresa son una mecánica muy efectiva para compartir información. Más allá de las interacciones personales, también se pueden dar discusiones sobre proyectos, intercambio de ideas o simplemente charlas sociales entre colegas.
  • Eventos sociales: organizar eventos, incluso de forma virtual, adquiere una importancia destacada para suplir las interacciones informales que solían ocurrir en la oficina, como charlas en la cafetería o encuentros en pasillos.

Te puede interesar nuestro post→ 10 tips sobre cómo mejorar la comunicación interna de una empresa.

Diferencias entre los canales de comunicación interna de una empresa

Los canales de comunicación interna, formales e informales, difieren en varios aspectos clave. Desde PrideCom te invitamos a analizar con detalle estas diferencias.

Estructura y organización

En lo que respecta a la estructura y organización de los canales formales, estos están constituidos y organizados por la empresa. Por ese motivo, suelen estar codificados en políticas, procedimientos y sistemas ya establecidos.

En cambio, los canales informales de comunicación interna surgen de manera espontánea entre los miembros de la organización. Estos canales no están necesariamente establecidos por la compañía y pueden variar según las relaciones interpersonales y la cultura organizacional. Un ejemplo claro son las conversaciones en pasillos, que no siguen una estructura predefinida.

Grado de oficialidad

De la característica anterior surge el grado de oficialidad de cada tipo de canal. Los canales formales, al estar autorizados por la empresa, se utilizan para transmitir mensajes oficiales y autorizados. En ese aspecto, la información transmitida a través de estas vías suele ser precisa, verificada y respaldada por la autoridad de la empresa.

Sin embargo, los canales informales de comunicación interna son menos oficiales y pueden transmitir información no verificada o rumores. Aunque estos canales pueden ser útiles para la comunicación interpersonal y la construcción de relaciones, es importante tener en cuenta que los datos transmitidos a través de los mismos pueden ser menos confiables y precisos.

Flexibilidad y adaptabilidad

Por último, los canales de comunicación formales, por su propia naturaleza, suelen estar más estructurados y ser menos flexibles en comparación con los canales informales.

Los formales siguen procesos establecidos y pueden tener reglas y pautas estrictas que deben seguirse. Mientras, las vías de comunicación interna informales son más flexibles y adaptables a las necesidades y preferencias de los empleados. Estos canales pueden surgir y evolucionar de manera orgánica según las interacciones diarias entre los miembros del equipo.

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