Claves para elaborar un plan de comunicación interna para tu empresa

Un plan de comunicación interna bien elaborado no solo facilita la circulación de información dentro de la empresa, sino que también fortalece la cohesión y la alineación con sus objetivos estratégicos. Pero, ¿tenemos claro qué es un plan de comunicación interna? Si te haces esta pregunta, ¡sigue leyendo!

¿Qué es un plan de comunicación interna?

Un plan de comunicación interna es un documento estratégico que define cómo una organización gestionará y ejecutará su comunicación dentro de la empresa.

Dicho plan establece los objetivos, los mensajes clave, los canales de comunicación y las tácticas necesarias para asegurar que la información fluya de manera efectiva entre todos los niveles de la organización.

¿Por qué realizar un plan de comunicación interna?

Puede que acabes de asumir las funciones de comunicación interna y quieras establecer las guías estratégicas de tu departamento. O quizás, el proyecto estratégico de tu compañía ha cambiado y necesitas contribuir con tu rol a la consecución de sus objetivos. En esos casos, lo que necesitas es elaborar un plan de comunicación interna estratégico.

Pero, ¿por qué hacerlo? ¿Cuál es la importancia de un plan de comunicación interna?

Este plan es crucial por sus objetivos: 

• Asegurar la transparencia.
• Mejorar el flujo de comunicación.
• Fomentar el compromiso de los empleados.
• Alinear a todos con los objetivos de la organización.
• Mejorar la eficiencia operativa. 
• Fortalecer la cohesión y la cultura corporativa.

Estos son los motivos para realizar el plan de comunicación interna, así que es hora de ponerte en marcha.

Plan de comunicación interna: ¿de dónde partimos?

Antes de ponerte a cocinar ideas y plasmarlas en el formato que mejor se adapte a la propia comunicación del plan, es necesario hacer una fotografía a la organización. Esto es lo que algunos llaman auditoría interna y suele ser imprescindible para conocer el punto de partida: descripción de la empresa y sus objetivos, situación de la comunicación interna, material y canales existentes, métricas de campañas anteriores, presupuesto y plantilla, etc.

Para recoger esos datos, es importante emplear herramientas como la encuesta de clima laboral, el sociograma o las redes sociales. Todo ello te permitirá conocer las necesidades de tus consumidores de información y así poder crear tu mapa de canales internos. 

Con la foto de tu organización y conociendo la situación actual y al público, lo siguiente para saber cómo hacer un plan de comunicación interna es tener clara la estructura del mismo. 

Estructura de tu plan de comunicación interna

Si queremos evitar planes confusos, lo mejor es que establezcas una estructura que incluya:

1. Título y objetivo. El título debe reflejar el objetivo principal.
2. Resultados esperados. Un resumen ejecutivo que indique qué se quiere lograr con el plan.
3. Objetivo de comunicación. Determina lo que quieres que la audiencia sepa, sienta o haga.
4. Concepto creativo. Un storytelling atractivo y fácil de entender que conecte emocionalmente con la audiencia.
5. Mensajes principales y audiencia. Es muy relevante adaptar el mensaje creativo a diferentes segmentos de audiencia para asegurar su efectividad.
6. Plan de acción. Dividido en preparación, lanzamiento y consolidación, para guiar el proyecto desde el inicio hasta el cambio de comportamiento.
7. Canales y líneas de actuación. Seleccionar canales adecuados según el objetivo, fomentando la comunicación que en PrideCom hemos denominado peer2peer (modelos en los que el empleado es el portavoz y tiene la suficiente credibilidad para “contagiar” a sus compañeros). Además, también es útil el uso del vídeo en comunicación interna y de canales interactivos como social media.
8. Partners estratégicos. Contar con el apoyo de la dirección y mandos intermedios para asegurar la difusión.
9. Roadmap y presupuesto. Establecer fechas y presupuesto realistas y suficientes.
10. Métricas. Utilizar KPIs para medir el impacto y demostrar la efectividad del plan.

Y ahora sí, vamos a darle forma a todo ello explicando cómo hacer un plan de comunicación interna, paso a paso.

 

Cómo elaborar un plan de comunicación interna en 7 pasos

A la hora de responder a cómo elaborar un plan de comunicación interna debes saber que hay 7 pasos esenciales a tener en cuenta. ¡Desde PrideCom te los detallamos!

1. Define los objetivos estratégicos y de comunicación

Párate a pensar en cuáles son los objetivos del business plan de tu organización para contribuir a ellos con la estrategia de comunicación interna. A partir de ahí, podrás definir cuáles serán los objetivos de comunicación (informar, sensibilizar, formar, movilizar, generar engagement, etc.). Para construirlos:

• Identifica cuáles son los principales retos que tiene tu estrategia de comunicación interna.
• Describe las necesidades que has detectado y qué acciones puedes llevar a cabo.
• Por último, traduce esa necesidad en objetivos de comunicación alcanzables.

2. Identifica a tu público objetivo

Una vez tengas los objetivos definidos, pásalos por la regla de las 3Q: qué quiero que mi público sepa, sienta y haga. En función de cada una de estas estrategias, define los públicos a los que nos queremos dirigir, con un mensaje diferente para generar impacto en cada uno de ellos.

Puedes segmentar por todas las categorías que consideres importantes: centros de trabajo, tipo de negocio, departamentos, mandos, etc.

3. Plantea tu ecosistema de canales

¿De qué canales dispones para que tu público objetivo reciba el mensaje? Analiza los canales formales, como el email, paneles, newsletter, etc., pero también los informales, como influencers internos, redes sociales o el face to face. Así, en función del canal, podrás impactar en cada segmento del público que has definido y conseguirás tener una presencia homogénea y coherente.

Además, cada canal de comunicación interna dispondrá de una calificación según el tipo de acción de comunicación: informativa, de cohesión, pedagógica, employer branding, etc.

4. Plan de acción 360º

Es el motor que mueve el engranaje del plan de comunicación interna. En este punto definirás las acciones y piezas que vas a desplegar para impactar en los segmentos de públicos que hayas definido, teniendo en cuenta los canales elegidos.

Puedes llevar a cabo desde meras campañas de comunicación informativas, acciones con líderes o embajadores de nuestro negocio; hasta acciones de sensibilización, reconocimiento, celebración, etc.

5. Recursos y presupuesto

Es un punto que debes tener muy en cuenta cuando aterrizas un plan de comunicación interna. ¿Cuánto presupuesto necesito? ¿Necesito proveedores? ¿De qué recursos puedo disponer? ¿Qué redes de colaboración? 

A la hora de elaborar el presupuesto, piensa no solo en las partidas más cuantificables, como pueden ser la compra de materiales, contratación de proveedores, presencia en eventos, etc., sino también en el tiempo que tú y tu equipo dedicáis a elaborar las acciones que habéis planteado en el plan.

6. Calendariza las acciones y tu roadmap de campañas

Por muchas acciones y canales que pongas en marcha, no tendrán el impacto que necesitas si no estableces unas fechas de lanzamiento bien definidas. 

Además, debes tener en cuenta la tipología de esas acciones o campañas para poder establecer las mejores fechas posibles. No es lo mismo iniciar una campaña para comunicar un programa de bienestar, que va a estar presente durante un largo periodo de tiempo, que comunicar un cambio en el horario del comedor.

Por tanto, si quieres saber cómo hacer un plan de comunicación interno, ten presente que la calendarización de las acciones es vital para poder equilibrar los impactos en los empleados y evitar que las campañas se solapen o se concentren en picos de trabajo, porque saturarás a nuestro público objetivo. 

Eso sí, los planes están para cambiarlos, por lo que tu roadmap será lo suficientemente flexible para incorporar lo que la actualidad dicte.

7. Mide todas las campañas que realices

Una vez definidos los objetivos, canales y roadmap, es necesario crear un dashboard de medición de acciones de comunicación que te ayude a entender qué está funcionando, qué necesitas mejorar y cómo puedes hacerlo. Para ello, es importante que plantees e incluyas en tu dashboard de comunicación interna entre 1 y 3 KPI en comunicación interna que te permitan medir los resultados.

Plan de comunicación interna: ejemplo

Para que quede aún más claro cómo se tendría que ver siguiendo la estructura y los pasos mencionados, aquí te dejamos lo que podría ser un breve ejemplo de plan de comunicación interna:

• Título que refleje el objetivo principal. “Estrategia de comunicación interna para aumentar la transparencia y fomentar el compromiso en Bases Corporation”.
• Resultados esperados. Al final del año, se espera que los empleados estén un 25% más informados sobre decisiones y cambios, con un incremento del 15% en participación y compromiso, alcanzando un 85% de satisfacción en encuestas internas. También se busca un aumento del 20% en la adhesión a los valores corporativos y una mejora del 30% en la eficiencia operativa.
• Objetivo de comunicación. Se pretende que los empleados estén bien informados sobre decisiones y modificaciones en la empresa, generando una mayor confianza y participación en las iniciativas corporativas, y adoptando los valores de la compañía.
• Concepto creativo. “Conectando transparencia y compromiso”. Se utilizará un enfoque narrativo para destacar cómo cada empleado es clave para el éxito de la empresa, subrayando la importancia de la claridad y responsabilidad.
• Mensajes principales y audiencia. Directivos y gerentes: “Tu liderazgo guía nuestra transparencia”; personal administrativo y operativo: “Cada voz cuenta”.
• Plan de acción. Preparación: elaborar materiales de comunicación, capacitar a líderes y equipos sobre el plan, realizar un lanzamiento interno del plan. Lanzamiento: comunicar el plan a través de reuniones generales y encuestas iniciales. Consolidación: monitorear, ajustar estrategias y evaluar resultados anuales.
• Canales y líneas de actuación. Correo electrónico, intranet, reuniones, aplicaciones de mensajería, boletines físicos y encuestas trimestrales.
• Partners estratégicos. Dirección general y mandos intermedios como facilitadores clave.
• Roadmap y presupuesto. El plan se implementará a lo largo del año, empezando en enero, con evaluaciones trimestrales y un presupuesto asignado para comunicación, capacitación y eventos.
• KPI. Se medirán la apertura de correos (objetivo 70%), participación en eventos (objetivo 80%), satisfacción (objetivo 85%), y un aumento del 20% en comentarios positivos respecto al año anterior.

En PrideCom podemos ayudarte a construir un plan de comunicación interna integral para tu empresa paso a paso, acompañándote y asesorando en todos los hitos que te acabamos de exponer a través de nuestro servicio de comunicación interna para empresas. ¿Hablamos?