KPIs de comunicación interna: ¿Cuáles deberías tener en cuenta?

Aunque la comunicación interna es un recurso estratégico esencial para cualquier organización, medir su efectividad sigue siendo, para muchas empresas, todo un desafío. Los KPIs de comunicación interna son cruciales para evaluar si las acciones implementadas están logrando los objetivos propuestos y esto es algo que la mayoría de las empresas entiende y defiende. Pero, ¿sabes cuántas realmente lo hacen?

En un informe publicado por el Observatorio de la Comunicación Interna en junio de 2023 sobre este tema, en el que participaron más de 200 profesionales del área, se dice que “solo 2 de cada 10 personas considera que en su compañía exista un mecanismo formal para medir el éxito de su comunicación interna”.

En esta ocasión, desde PrideCom, vamos a analizar cuáles son los indicadores de comunicación interna más relevantes y cómo elaborar tu propio dashboard de medición. ¡Empecemos!

 

¿Qué son los KPIs de comunicación interna?

Los KPI (Key Performance Indicators) son métricas clave que permiten evaluar el rendimiento de las estrategias, en este caso las de comunicación interna, dentro de una compañía. Estos indicadores no solo ayudan a monitorear los resultados, sino que también facilitan el ajuste de las acciones según sea necesario para mejorar la interacción entre los empleados y la empresa. 

Así pues, medir la comunicación interna a través de KPI es una forma eficaz de asegurarse de que los mensajes están llegando a los empleados y generando los resultados esperados.

 

Indicadores de comunicación interna más importantes

Si se desea evaluar la efectividad de la comunicación interna en una organización, es crucial establecer distintos tipos de KPIs según plazos y objetivos específicos. Más adelante explicaremos cómo hacer un dashboard de medición de comunicación interna, pero primero, hablemos de los indicadores de comunicación empresarial más significativos.

 

KPIs estratégicos (largo plazo)

Son aquellos que permiten medir el impacto a largo plazo de la comunicación interna en la organización, en particular los cambios comportamentales derivados de las acciones implementadas. Estos indicadores suelen estar alineados con los pilares fundamentales del plan de comunicación interna, como la adopción de nuevos valores, la mejora de la reputación corporativa o el compromiso general de los empleados.

Los más destacados son los siguientes:

• Índice de satisfacción de comunicación interna. Mide la percepción general de los empleados sobre la efectividad de la comunicación dentro de la empresa.
• eNPS (Employee Net Promoter Score). Indica el nivel de recomendación de los empleados hacia la empresa, lo que refleja su nivel de compromiso y satisfacción.
• Coste de atracción de talento. Evalúa si la comunicación interna mejora la imagen de la empresa como empleador y reduce los costes de reclutamiento.
• Sentimiento. Valora las emociones y actitudes generales de los empleados hacia la organización, obtenidas a través de encuestas o análisis de sentimientos en comunicaciones internas.

Aquí también podrían incluirse otros KPI como el HR Effort (esfuerzo de recursos humanos) o el conocimiento de nueva cultura o valores de los empleados.

Estos datos suelen encontrarse en fuentes externas a la propia área de comunicación interna, por lo tanto, deben recopilarse a través de encuestas de clima laboral, informes gestionados por departamentos de recursos humanos, marketing o comercial, y otras fuentes, como encuestas ad hoc diseñadas específicamente para evaluar la comunicación interna.

 

KPIs de éxito (medio plazo)

Los KPIs de comunicación interna centrados en el éxito tienen un enfoque más específico y de medio plazo. Su objetivo es evaluar el impacto de campañas o programas puntuales dentro de la organización, como la introducción de una nueva plataforma colaborativa o la comunicación de un plan estratégico. Por tanto, son clave para ajustar y optimizar los esfuerzos en futuras campañas.

Los indicadores de comunicación a utilizar, en este caso, pueden ser:

• Employee Adoption Rate (tasa de adopción por empleados). Mide cuántos empleados han adoptado una nueva plataforma o herramienta colaborativa.
• Awareness del programa. Evalúa cómo son de conscientes los empleados acerca de un programa específico, como un nuevo plan de carrera, valores organizacionales o iniciativas de liderazgo.
• Niveles de satisfacción. Mide la satisfacción de los empleados con una iniciativa particular.

También se podría utilizar como KPI el número de empleados inscritos a un programa voluntario como embajadores de la marca.

 

KPIs decisionales (corto plazo)

Por último, hablemos de indicadores de comunicación interna decisionales. Estos KPIs son métricas de corto plazo que permiten realizar ajustes rápidos y específicos en las estrategias de comunicación interna.

Su propósito es identificar qué tipo de contenido y qué canales son más efectivos para cada grupo de empleados. Estos indicadores ayudan a optimizar el flujo de información y garantizar que los mensajes estén siendo bien recibidos y consumidos, y si no, realizar ajustes sobre la marcha.

En concreto, los indicadores posibles a utilizar son:

• Click Through Rate (CTR). Mide el porcentaje de empleados que hacen clic en enlaces dentro de correos electrónicos, intranets o plataformas internas.
• Open Rate. Evalúa cuántos empleados abren los correos electrónicos enviados desde la comunicación interna.
• Log-in Rate. Indica la frecuencia con la que los empleados inician sesión en plataformas internas.
• Participación en eventos. Refleja el número de empleados que asisten a eventos corporativos o webinars.

También se podrían tener en cuenta otros indicadores como el número de visualizaciones de vídeos internos, el alcance y la interacción en publicaciones corporativas y la participación en encuestas y sondeos.

Respecto a la ubicación de estos datos, generalmente son extraídos de fuentes accesibles, propias del área de comunicación interna, como sistemas de gestión de contenido, herramientas de email marketing o plataformas de interacción entre empleados.

 

 

 

3 tips para construir tu dashboard de medición de comunicación interna

Dadas las posibilidades que ofrecen los diferentes KPIs de comunicación interna que existen, queda claro que construir un dashboard eficaz para su medición es fundamental para analizar y optimizar las estrategias dentro de tu empresa. 

Estos son algunos consejos clave para crear tu propio panel de control y asegurar que esté alineado con tus metas.

 

1. Define tus objetivos y desafíos de comunicación interna

Antes de comenzar a medir indicadores de comunicación, es esencial tener bien claros los objetivos estratégicos de tu plan. Estos objetivos son los que guiarán todo el proceso de medición, puesto que, sin un propósito claro, es difícil identificar qué KPIs serán útiles.

La mejora del compromiso de los empleados, acompañar la transformación cultural de la empresa, fomentar un nuevo estilo de liderazgo o atraer talento son algunos de los grandes objetivos para tu plan de comunicación interna y para los que tendrás que pensar cómo puedes medir su éxito.

En este ámbito encontramos los indicadores que podemos llamar “brújula” y que resultan ser los más interesantes, ya que son precisamente los que te ayudarán a posicionar la función a un nivel más estratégico (a largo plazo): niveles de engagement, eNPS, HR Effort, tasa de rotación no deseada, Time to Fill, sentimiento de los empleados…

Se tratan de métricas que se deben actualizar a largo plazo (cada 6 o 12 meses) porque el impacto en los cambios de comportamiento no suele ser rápido.

 

2. Identifica KPIs de comunicación interna de medio y corto plazo

Una vez que tienes definidos tus objetivos estratégicos, también hay que identificar aquellos KPIs que te permitirán tomar decisiones en el corto y mediano plazo. Para ello, es útil basarte en el plan de acción o en el plan de comunicación anual, que contiene las campañas y programas que te ayudarán a alcanzar los objetivos establecidos.

Por ejemplo, si tu objetivo es posicionar a la marca como empleador de talento tecnológico, es probable que tu plan de acción incluya una campaña de employer branding. Los KPIs que podrían medir el éxito de esta campaña incluyen:

• Incremento en las candidaturas espontáneas del perfil tecnológico.
• Aumento de los inscritos a las ofertas de empleo.
• Reducción del tiempo de contratación y del coste de selección.
• Reducción de la rotación en los primeros meses.

Sentimos decirte que no hay una receta mágica y que cada campaña te exigirá un esfuerzo de reflexión para ver cómo puedes medir su éxito. No obstante, como ves en los ejemplos, la clave no está en las métricas de actividad (en este caso, por ejemplo, podría ser el número de seguidores del perfil en Indeed/Glassdoor), sino en las de impacto.

 

3. Elabora el dashboard adaptado a tus necesidades

Una vez que has definido los indicadores de comunicación interna más relevantes para tu estrategia, es momento de crear el dashboard que te permita visualizar toda esta información de manera clara y efectiva. Existen herramientas como Power BI con las que crear un cuadro de mando visual y atractivo, pero si aún no has desarrollado ese componente geek o no tienes presupuesto para delegarlo, puedes empezar con un Excel.

Asegúrate de organizar tu dashboard en diferentes niveles, según:

• Los plazos (largo, medio o corto plazo).
• Tipo de indicadores (estratégicos, de éxito y decisionales). 
• Objetivos.
• Ubicación de los datos.

De esta forma, tendrás una visión completa que te permitirá seguir de cerca el rendimiento de tu comunicación interna, hacer ajustes cuando sea necesario y evaluar el impacto de tus campañas y estrategias.

 

En PrideCom contamos con más de 10 años de experiencia dedicados a optimizar la comunicación interna de las empresas. Por eso, a través de nuestra agencia de comunicación interna, te ayudamos a crear un dashboard de medición personalizado, que se ajuste a las necesidades únicas de tu organización. ¡Contacta con nosotros!